Hiện nay truyền thông nội bộ là hoạt động được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vì thế việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là vô cùng cần thiết. Bởi kế hoạch hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự tốt và phát triển công ty ngày càng bền vững. Trong bài viết sau đây, anaX sẽ cung cấp những thông tin mà doanh nghiệp cần biết khi làm kế hoạch truyền thông nội bộ.
Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ có 3 vai trò quan trọng sau đây:
- Tăng cường sự minh bạch, một kế hoạch bài bản sẽ đưa ra các thông tin như mục tiêu, chính sách, quy định… đến toàn bộ nhân viên. Khi nhân viên đã nắm bắt được đầy đủ các thông tin sẽ giúp họ hiểu, đồng hành và gắn bó lâu bền với một doanh nghiệp uy tín.
- Việc có một kế hoạch bài bản đảm bảo các thông tin được truyền tải đầy đủ, nhanh chóng, đúng hướng từ đó người tiếp nhận sẽ dễ hiểu hơn. Khi đã hiểu rõ, nhân sự sẽ có sự liên kết hơn và là yếu tố để các cá nhân, phòng ban phối hợp ăn ý trong công việc thường ngày.
- Những thông tin nội bộ là nguồn tài liệu quan trọng để nhân viên có thể hoàn thành công việc. Vì vậy để tăng năng suất làm việc cần có một kế hoạch giúp nhân viên bày tỏ những mong muốn của mình, tạo ra môi trường làm việc tích cực thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ. Thực tế đã chỉ ra rằng những doanh nghiệp có hoạt động truyền thông nội bộ tốt đều có thành tích kinh doanh ấn tượng.
Hướng dẫn xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả
Dưới đây là 6 bước mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ:
Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu mình đang hướng tới là gì, có thể tham khảo một số mục tiêu phổ biến như:
- Cải thiện sự kết nối giữa các bộ phận, phòng ban.
- Đảm bảo nhân viên hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty.
- Tăng cường sự tham gia và chia sẻ thông tin từ cấp quản lý đến nhân viên.
Bước 2: Phân tích đối tượng tiếp cận thông tin
- Xác định đối tượng người nhận thông tin: nhân viên, lãnh đạo, bộ phận….
- Nắm bắt nhu cầu và thói quen tiếp nhận thông tin của các đối tượng trong công ty. Việc hiểu rõ sẽ giúp truyền tải thông tin hiệu quả hơn.
Bước 3: Lựa chọn kênh truyền thông nội bộ
- Kênh trực tuyến: Mạng nội bộ (Intranet), email, ứng dụng di động để truyền tải thông tin nhanh chóng.
- Kênh truyền thống: Họp nhóm, bảng tin, sự kiện nội bộ gia tăng việc giao tiếp trực tiếp.
- Kênh kết hợp: Tổ chức các cuộc khảo sát, hội thảo trực tuyến, video nội bộ nhằm tiếp cận được nhiều đối tượng khác nhau.
Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông thông bộ
Khi xây dựng truyền thông nội bộ cần chú ý đảm bảo các tiêu chí sau đây:
- Đảm bảo thông điệp rõ ràng, dễ hiểu và có tính liên kết cao.
- Sử dụng các công cụ truyền thông hấp dẫn, dễ tiếp cận như infographics, video hay hình ảnh minh họa.
Bước 5: Quyết định kế hoạch triển khai
Sau khi đã cân nhắc và lựa chọn được chiến lược truyền thông sẽ sử dụng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các thông điệp truyền thông được triển khai đúng thời điểm và tần suất hợp lý.Lập lịch tổ chức các sự kiện, cuộc họp, hoặc các hoạt động trao đổi thông tin định kỳ để phát triển kế hoạch đã xây dựng.
Bước 6: Đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ
Sử dụng các công cụ khảo sát và phản hồi để đo lường mức độ hiệu quả của kế hoạch. Đồng thời đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên và hiệu quả công việc trước và sau khi triển khai kế hoạch. Việc đánh giá sẽ kịp thời điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với thực tế với tình trạng của doanh nghiệp.
Các yếu tố cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Khi xây dựng kế hoạch để truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau đây:
- Lãnh đạo là người đóng vai trò quan trọng trong quá trình truyền thông nội bộ. Lãnh đạo đóng vai trò định hướng, xây dựng niềm tin và truyền cảm hứng cho toàn bộ đội ngũ. Vì vậy sự tham gia của lãnh đạo sẽ tạo ra hiệu ứng tích cực tới toàn bộ nhân viên.
- Thị trường luôn biến đổi không ngừng vì vậy các kế hoạch truyền thông cần có tính linh hoạt để thích nghi với những thay đổi. Tùy giai đoạn thì các hoạt động truyền thông sẽ được truyền tải với nội dung và hình thức phù hợp.
- Đảm bảo tính toàn diện trong kế hoạch truyền thông của nội bộ doanh nghiệp. Có nghĩa là các thành viên trong công ty đều tiếp cận và hiểu được thông điệp mà doanh nghiệp đang muốn truyền tải.
- Khi xây dựng kế hoạch cần quan tâm đến ý kiến của nhân viên để có sự điều chỉnh phù hợp, cải thiện hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ.
Giới thiệu công cụ hỗ trợ truyền thông nội bộ hiệu quả
anaX là đơn vị cung cấp phần mềm mạng nội bộ intranet giúp doanh nghiệp xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả. Phần mềm nội bộ này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến mà còn là một kho tài nguyên để cung cấp thông tin, hỗ trợ trong công việc hàng ngày. Mạng intranet này còn giúp tăng tính bảo mật để các thành viên trao đổi thông tin, chia sẻ và đóng góp ý kiến đối với các vấn đề liên quan đến công việc.
Sự tương tác giữa nhân viên thông qua nền tảng mà anaX cung cấp sẽ tạo ra môi trường dễ dàng kết nối mọi lúc, mọi nơi. Từ đó thúc đẩy nhân viên gắn bó lâu dài và đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Khi sử dụng công cụ do anaX cung cấp, dù doanh nghiệp hoạt động ở bất cứ lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng phù hợp. Hiện nay việc chuyển đổi số đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy áp dụng chuyển đổi số để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả là việc nên làm.
Trên đây là những thông tin cần thiết mà doanh nghiệp cần biết trước khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Mọi thắc mắc liên quan đến việc áp dụng các giải pháp phần mềm xin liên hệ tới anaX để được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
