Truyền thông nội bộ là gì mà nhiều doanh nghiệp hiện nay xem đây là yếu tố cốt lõi để gia tăng sự gắn kết nội bộ? Trong bài viết này, anaX sẽ cung cấp những thông tin về khái niệm, vai trò và quy trình xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả. Một khi doanh nghiệp của bạn truyền thông nội bộ tốt sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển lâu dài và bền vững.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ chính là hoạt động truyền tải thông tin, thông điệp từ ban lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại. Thông thường các thông tin được cung cấp sẽ là các nội dung liên quan đến tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, văn hóa doanh nghiệp…. Ở chiều ngược lại, truyền thông nội bộ cũng chính là cầu nối để nhân viên biểu đạt những tâm tư, nguyện vọng, định hướng của mình tới ban lãnh đạo.
Khác với truyền thông bên ngoài, truyền thông nội bộ chỉ tập trung xoay quanh các thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Bằng một số hình thức như: email, bản tin, group chat, các cuộc họp… Tùy vào cách thức tổ chức của mỗi doanh nghiệp sẽ có các hình thức triển khai khác nhau.
Nhìn chung, việc phát triển truyền thông nội bộ sẽ là nền tảng để tổ chức các hoạt động giao tiếp, trao đổi thông tin nhằm xây dựng sự đồng thuận và thấu hiểu giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.
Vai trò của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp
Có thể khẳng định rằng truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối, duy trì và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò nổi bật của truyền thông nội bộ:
Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên hiểu rõ về giá trị cốt lõi và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Vì thế truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, từ đó đồng sức, đồng lòng vì sự phát triển chung. Hạn chế được tỷ lệ nghỉ việc và gia tăng số lượng nhân viên muốn gắn bó lâu dài cùng với doanh nghiệp.
Việc truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ là nền tảng để tạo dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững. Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có cơ hội phát triển họ sẽ cởi mở và hòa nhập nhanh chóng hơn. Điều đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người đều hướng về một mục tiêu chung là xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh.
Các thông tin được truyền đạt rõ ràng góp phần hạn chế được những sai sót liên quan đến việc thực hiện công việc không đúng định hướng đề ra. Từ đó tăng hiệu suất làm việc cho cả một tập thể
Truyền thông nội bộ giúp giảm thiểu những xung đột nội bộ, bởi vì hầu hết những cuộc xung đột đều xuất phát từ việc thông tin không được truyền đạt rõ ràng, đúng cách. Khi thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ giảm thiểu mâu thuẫn, doanh nghiệp sẽ vận hành ổn định hơn.
Quy trình xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả
Bên cạnh việc hiểu rõ bản chất của truyền thông nội bộ là gì thì doanh nghiệp cũng cần có một quy trình xây dựng bài bản và đúng hướng. Dưới đây là quy trình 5 bước để xây dựng truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng truyền thông nội bộ là xác định những điểm mạnh và điểm yếu đang còn tồn đọng trong hệ thống truyền thông nội bộ hiện tại. Việc đánh giá hiện trạng có thể thực hiện thông qua các hình thức như: khảo sát, phỏng vấn, hộp thư đóng góp ý kiến… Những phản hồi từ nhân viên trong toàn thể doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng thực tế và có định hướng phát triển phù hợp.
Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ
Doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu mà mình hướng tới. Mục tiêu càng cụ thể và có thể đo lường được sẽ càng hữu ích. Một số mục tiêu mà doanh nghiệp có thể đặt ra như:
- Gắn kết nhân viên
- Hạn chế xung đột nội bộ
- Tăng cường sự hiểu biết về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp…
Lựa chọn kênh và phương thức truyền thông
Việc lựa chọn kênh truyền thông nội bộ như thế nào sẽ tùy thuộc vào quy mô, văn hóa của từng doanh nghiệp. Hiện nay có một số kênh truyền thông nội bộ phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo như:
- Email nội bộ: Dùng để truyền tải thông tin quan trọng, thông báo chính sách và cập nhật tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Bảng tin nội bộ: Giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và rõ ràng.
- Mạng xã hội nội bộ: Các nền tảng như Workplace hoặc Microsoft Teams giúp tạo môi trường giao tiếp nhanh chóng và tương tác cao.
- Tổ chức sự kiện nội bộ: Tổ chức các buổi họp, hội thảo hoặc hoạt động teambuilding để tăng cường giao lưu giữa các thành viên.
Lên kế hoạch nội dung truyền thông
Để đảm bảo truyền thông nội bộ đúng người, đúng thời điểm thì doanh nghiệp cần phải xác định sẽ truyền đạt những nội dung nào và lịch trình cụ thể của từng tuyến nội dung. Bên cạnh đó nội dung cần đảm bảo tính nhất quán, trung thực, đúng với văn hóa và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Nội dung trong truyền thông nội bộ cũng cần phải đa dạng hóa qua nhìn hình thức để tránh nhàm chán như: infografic, video hay các câu chuyện truyền cảm hứng… Nội dung càng hấp dẫn thì sẽ đạt được hiệu ứng tiếp nhận tốt từ đội ngũ nhân viên.
Đánh giá và cải tiến
Quy trình xây dựng truyền thông nội bộ không thể hoàn thiện nếu thiếu bước đánh giá và cải tiến. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và kết quả của các chiến dịch truyền thông nội bộ để đảm bảo rằng các mục tiêu đề ra được thực hiện đúng cách. Để đánh giá được, doanh nghiệp có thể thông qua phản hồi từ nhân viên bằng khảo sát định kỳ hoặc mở thùng thư góp ý kiến. Dựa trên những phản hồi đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại kế hoạch, nội dung, kênh truyền tải.
Tham khảo truyền thông nội bộ tại các doanh nghiệp lớn
Tại một số công ty lớn như Unilever, Shopee, FPT, Vietnam Airlines hay Viettel đều có chiến lược truyền thông nội bộ bài bản và sáng tạo.
Truyền thông nội bộ của Unilever
Tại Unilever, truyền thông nội bộ tập trung vào giá trị của con người, doanh nghiệp này đã triển khai nhiều chiến dịch nội bộ nhằm chia sẻ kinh nghiệm làm việc, tạo sự kết nối bền vững giữa toàn thể nhân viên và hỗ trợ cho sự phát triển cá nhân của mỗi người. Bên cạnh đó truyền thông nội bộ của Unilever cũng thông qua các nền tảng số hóa để cập nhật thông tin nhanh chóng cho đội ngũ nhân viên để gia tăng hiệu quả công việc.
Truyền thông nội bộ của Shopee
Shopee chú trọng truyền thông nội bộ qua các hoạt động tăng cường sự đoàn kết của đội ngũ nhân viên. Thông qua các sự kiện teambuilding, các buổi chia sẻ kinh nghiệm từ các phòng ban khác nhau. Ngoài ra, Shopee còn triển khai nền tảng truyền thông nội bộ số hóa, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin, đóng góp ý kiến và theo dõi các hoạt động của công ty.
Truyền thông nội bộ của FPT
FPT xây dựng truyền thông nội bộ dựa trên giá trị văn hóa “Tôn – Đổi – Đồng” (Tôn trọng – Đổi mới – Đồng hành). Với hệ sinh thái truyền thông đa dạng, từ bản tin nội bộ, các sự kiện trực tuyến đến các chương trình vinh danh nhân viên xuất sắc. Tại FPT nhân viên luôn được khuyến khích thỏa sức sáng tạo, đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ của Vietnam Airlines
Vietnam Airlines tập trung vào việc truyền tải thông tin qua các kênh chính thức như bản tin nội bộ, email doanh nghiệp. Vietnam Airlines cũng thường xuyên tổ chức các sự kiện gắn kết nhân viên như: đào tạo, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm và các chương trình thi đua nội bộ. Những hoạt động này đã góp phần tăng cường sự gắn bó trong đội ngũ nhân viên của Vietnam Airlines.
Truyền thông nội bộ của Viettel
Chiến lược truyền thông nội bộ của Viettel đề cao tính kỷ luật, sáng tạo và đổi mới. Viettel triển khai rất nhiều các hoạt động để đào tạo nội bộ cho nhân viên và tôn vinh công sức đóng góp của nhân viên một cách kịp thời và xứng đáng. Doanh nghiệp này cũng xây dựng hệ thống ứng dụng nội bộ để quản lý thông tin và tạo ra không gian giao tiếp giữa các phòng ban.
Như vậy bài viết đã cung cấp những thông tin để làm rõ truyền thông nội bộ là gì. Thông qua đó giúp doanh nghiệp hiểu rằng truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển l trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Doanh nghiệp đang có nhu cầu phát triển truyền thông nội bộ thông qua mạng intranet vui lòng liên hệ tới anaX để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tình.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
