Biên bản cuộc họp là văn bản được dùng để ghi chép lại những nội dung được nhất trí trong cuộc họp. Việc sử dụng một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh là rất cần thiết. Điều này giúp cho doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn và tạo căn cứ để giải quyết công việc một cách hiệu quả. Bài viết sau đây anaX sẽ cập nhật những yêu cầu, lưu ý để bạn có thể hoàn thiện một biên bản cuộc họp phù hợp
Vai trò của biên bản cuộc họp
Thông thường các cuộc họp được diễn ra là để trao đổi, thống nhất những vấn đề kinh doanh, nhân sự hoặc vấn đề khác cần có ý kiến chung của những thành viên trong công ty. Để ghi nhận lại những điều này thì cần phải lập biên bản cuộc họp.
Biên bản cuộc họp sẽ ghi chép lại diễn biến sự việc diễn ra trong cuộc họp, tất cả những ý kiến chỉ đạo, thống nhất trong cuộc họp đều sẽ được ghi chép lại. Văn bản này sẽ giúp những người tham gia cuộc họp có thể theo dõi và xác nhận lại tính chính xác của công việc sẽ thực hiện từ nội dung họp.
Đồng thời văn bản này cũng sẽ có hiệu lực pháp lý trong việc thực hiện các thủ tục thay đổi của doanh nghiệp. Ví dụ như khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, địa chỉ công ty cần phải có biên bản họp, quyết định của công ty để nộp hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh.
Những yêu cầu cần khi viết biên bản cuộc họp
Dù biên bản cuộc họp là một văn bản thông dụng tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh. Dưới đây là một số yêu cầu cơ bản trước khi bắt đầu viết biên bản cuộc họp:
- Người ghi biên bản cuộc họp đòi hỏi phải có kỹ năng lắng nghe, nắm bắt và hiểu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Tùy thuộc vào mỗi cuộc họp, khối lượng thông tin cần ghi nhận sẽ khác nhau. Vì thế thư ký cuộc họp cần chuẩn bị sẵn một biên bản họp với các nội dung cơ bản như: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp, nội dung cuộc họp và kết luận.
- Thư ký ghi biên bản cuộc họp phải chuẩn bị sẵn sổ sách hoặc laptop, điện thoại để vừa ghi chép, ghi âm (nếu cần thiết). Đảm bảo được tốc độ ghi nhanh và đầy đủ để không bỏ sót thương thông tin quan trọng diễn ra trong cuộc họp.
- Trong cuộc họp sẽ có rất nhiều ý kiến được trao đổi tuy nhiên không phải ý kiến nào cũng liên quan trực tiếp với mục đích của cuộc họp. Vì thế người ghi biên bản cần phải biết chắt lọc thông tin, tránh ghi những thông tin dài dòng không cần thiết. Người ghi biên bản chỉ cần chắt lọc và ghi những nội dung trọng tâm. Trong quá trình ghi nếu có nội dung nào chưa được đề cập một cách rõ ràng thì người ghi biên bản có thể đề nghị người trình bày xác nhận để thống nhất nội dung.
- Biên bản cuộc họp là văn bản cần đảm bảo về sự khách quan, minh bạch, trung thực. Người ghi biên bản tuyệt đối không được tự ý viết lại biên bản cuộc họp theo nội dung mình muốn mà phải ghi đúng sự thật được trình bày. Người ghi có thể đọc lại một lần nữa những gì được ghi trong biên bản cho người tham dự nghe lại để xác nhận thông tin. Sau khi đã xác thực nội dung hãy chia sẻ và thông báo cho những người tham dự hoặc vắng mặt về nội dung đã được thống nhất.
Tải mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh mới nhất năm 2024
Một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh sẽ có những nội dung cơ bản như: quốc hiệu, tiêu ngữ, tiêu đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung cuộc họp, chữ ký của các bên tham gia cuộc họp. Khi viết biên bản họp, thư ký cần sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu, trình bày một cách khách quan để hạn chế những ý kiến trái chiều liên quan đến biên bản cuộc họp.
Tải ngay mẫu biên bản cuộc họp tại đây.
anaX giải pháp báo cáo và đo lường tự động
anaX là một giải pháp phần mềm đo lường báo cáo tự động, qua đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được các đầu việc, nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.
Lên lịch và quản lý cuộc họp dễ dàng
Khi sử dụng anaX người dùng có thể tạo lịch họp và gửi tới những người cần tham dự. Điều này vừa giúp các bên có liên quan không bỏ lỡ cuộc họp và xác nhận ngay về việc sẽ tham gia hay không. Phần mềm còn giúp quản lý danh sách người sẽ tham gia họp và điều chỉnh lại danh sách một cách nhanh chóng khi có sự thay đổi.
Lưu trữ thông tin cuộc họp hiệu quả
anaX có tính năng giúp người dùng có thể tạo ghi chú, trao đổi trực tiếp với các thành viên tham dự ngay trên ứng dụng. Sau khi diễn ra cuộc họp, biên bản cuộc họp sẽ cần được lưu trữ lên hệ thống để dễ dàng tìm kiếm khi có nhu cầu. Với nền tảng anaX người dùng sẽ đính kèm và chia sẻ tài liệu trong nội bộ mà không cần lo ngại về vấn đề bảo mật.
Thông báo và nhắc nhở tự động
Khi sử dụng anaX sẽ có tính năng nhắc nhở tự động để các bên tham gia không tham gia muộn hoặc quên lịch họp. Điều này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp vừa không gây gián đoạn đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
anaX với các tính năng hiện đại, dễ sử dụng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý cuộc họp hiệu quả mà còn giúp quản lý nhân sự, bán hàng, kho bãi… Với giao diện thân thiện, kỹ thuật viên hỗ trợ 24/7 và giá cả phù hợp. Đây chắc hẳn sẽ là một giải pháp quản trị hiệu quả mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.
Trên đây là những thông tin cần thiết để tạo nên một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh. Một biên bản họp hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp có thể cụ thể hóa nội dung cuộc họp để sắp xếp công việc trên thực tế hiệu quả hơn. Hãy để anaX quản lý cuộc họp của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng quy trình quản lý nội bộ ngay hôm nay.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
