Mẫu biên bản bàn giao công việc thường được dùng khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển phòng ban/đơn vị làm việc. Đây là một loại biểu mẫu quan trọng giúp đảm bảo sự chính xác và kiểm soát chặt chẽ khi có sự chuyển giao giữa các nhân sự. Vì vậy doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng biểu mẫu thật chuẩn xác. Trong bài viết dưới đây anaX sẽ cung cấp mẫu biên bản bàn giao chi tiết, chính xác và những điều doanh nghiệp cần lưu ý.
Biên bản bàn giao công việc được sử dụng trong những trường hợp nào?
Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là văn bản được ký kết khi có sự chuyển giao công việc từ người này sang người khác. Trong biên bản bàn giao sẽ ghi nhận những thông tin liên quan đến công việc mà một người đã thực hiện xuyên suốt trong một khoảng thời gian.
Khi sử dụng biên bản bàn giao không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo sự chính xác, đầy đủ, minh bạch và hạn chế những tranh chấp có thể xảy ra, cụ thể:
- Nội dung trong biên bản bàn giao sẽ bao gồm các thông tin liên quan đến nội dung công việc, tài sản, quy trình liên quan từ đó giúp người nhận bàn giao hiểu được yêu cầu công việc tại vị trí mình sắp đảm nhận.
- Biên bản bàn giao công việc giúp doanh nghiệp kiểm soát được sự tuân thủ của người bàn giao khi chuyển giao công việc, đảm bảo không có ảnh hưởng hay thiệt hại nào xấu tới doanh nghiệp.
- Đây sẽ là chứng cứ để các bên liên quan sử dụng khi có tranh chấp xảy ra. Mọi sự thể hiện rõ ràng trong văn bản là cơ sở để các bên thực hiện nghiêm túc.
Những trường hợp sử dụng biên bản bàn giao công việc
Biên bản bàn giao được sử dụng chủ yếu trong 3 trường hợp chính sau đây:
- Nhân viên chuyển công tác hoặc được điều động sang phòng ban mới: Mẫu biên bản bàn giao công việc trong trường hợp này có thể bao gồm những danh sách công việc đang thực hiện, tiến độ và những hồ sơ, tài sản cần chuyển giao. Người tiếp nhận sẽ nắm rõ được những đầu việc mình cần tiếp nhận và tránh khiếu nại về sau.
- Nhân viên nghỉ việc: Đây là trường hợp cần liệt kê chi tiết và đầy đủ về các nội dung bàn giao tránh trường hợp phát sinh những tranh chấp không đáng có khi giải quyết nghỉ việc cho nhân viên.
- Nhân viên xin nghỉ thai sản, nghỉ điều trị bệnh dài hạn: Trong trường hợp này biên bản bàn giao sẽ bao gồm những thông tin liên quan đến công việc mà nhân viên xin nghỉ đang phụ trách tới thời điểm nghỉ. Việc bàn giao đầy đủ sẽ giúp công việc không bị gián đoạn.
Những yêu cầu cơ bản của mẫu biên bản bàn giao công việc
Trong biên bản bàn giao công việc, doanh nghiệp cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Phần mở đầu theo quy định của nhà nước.
- Thời gian và địa điểm: Nơi các bên tiến hành bàn giao
- Thông tin các bên liên quan: Tên, chức vụ, và các thông tin liên lạc của người bàn giao và người nhận bàn giao.
- Danh sách công việc cần bàn giao: Cụ thể hóa từng công việc, tài liệu, và công cụ bàn giao ( hồ sơ, mức độ hoàn thành công việc của các hạng mục, dụng cụ, tài khoản…).
- Cam kết của người bàn giao và người nhận bàn giao: Chứng nhận rằng công việc đã được chuyển giao đầy đủ và chính xác.
- Chữ ký của các bên: Đảm bảo tính pháp lý của biên bản với chữ ký của người bàn giao và người nhận bàn giao.
Để thuận tiện trong quá trình bàn giao, các bên có thể soạn sẵn các nội dung cần bàn giao và lập một quy trình bàn giao cụ thể (nếu có nhiều nội dung cần bàn giao) để quá trình bàn giao diễn ra nhanh chóng hơn
Mẫu biên bản bàn giao công việc dùng trong mọi ngành nghề
Tham khảo mẫu biên bản bàn giao công việc sử dụng trong mọi doanh nghiệp.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
Hôm nay, ngày…/…../….., tại……………………………………………………………..
Chúng tôi gồm:
- Bên bàn giao:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………
- Bên nhận bàn giao:
Ông/Bà: ………………………………………………………………………….
Chức danh:……………………………….. Bộ phận: …………………………
Lý do bàn giao:
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Các bên cùng tiến hành bàn giao công việc với các nội dung như sau:
| BÀN GIAO CÔNG VIỆC | ||||
| STT | Nội dung công việc | Người nhận | ||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| … | ||||
| BẢN GIAO TÀI SẢN, HỒ SƠ LIÊN QUAN | ||||
| STT | Tên hồ sơ, tài sản | Số lượng | Tình trạng | Vị trí |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| … | ||||
Người bàn giao cam kết rằng các hạng mục công việc đang thực hiện và toàn bộ hồ sơ, tài sản của công ty đang sử dụng đã được bàn giao đầy đủ. Người nhận bàn giao xác nhận đã nhận bàn giao đầy đủ các nội dung nêu trên.
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản để thực hiện./.
| Bên bàn giao
(Ký, ghi rõ họ tên) |
Bên nhận bàn giao
(Ký, ghi rõ họ tên) |
Bên làm chứng
(Ký, ghi rõ họ tên) |
Các lưu ý khi lập biên bản bàn giao công việc
Biên bản bàn giao công việc là văn bản để xác định rõ trách nhiệm, bảo vệ quyền lợi của cả bên bàn giao và bên nhận bàn giao. Vì thế để quá trình bàn giao diễn ra hiệu quả, người phụ trách thiết lập biểu mẫu cần chú ý một số điều sau:
- Đảm bảo chi tiết: Liệt kê đầy đủ chi tiết nhất có thể về các đầu mục công việc, hồ sơ và tài liệu cần bàn giao. Đồng thời đánh giá tình trạng cụ thể của từng nội dung bàn giao và nội dung cần lưu ý.
- Xác minh thông tin: Trước khi ký kết biên bản bàn giao, cả người bàn giao và người nhận bàn giao cần kiểm tra lại tất cả nội dung trong biên bản.
- Thời gian thực hiện bàn giao: Cần xác định rõ thời gian bàn giao để tránh sự chậm trễ trong công việc.
- Chú ý đến các cam kết: Cả hai bên cần cam kết về việc bàn giao đã được thực hiện đầy đủ, chính xác. Đây sẽ là cơ sở để giải quyết tranh chấp dễ dàng hơn.
Lợi ích khi sử dụng anaX trong việc quản trị nhân sự
Trong thời đại số hóa hiện này, việc doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự, quy trình là rất cần thiết. Để tiết kiệm thời gian, tăng cường sự minh bạch và tránh những sai sót không đáng có doanh nghiệp nên cân nhắc việc sử dụng phần mềm anaX.
Với anaX doanh nghiệp có thể: tạo biên bản bàn giao công việc trực tuyến, tự động hóa quy trình bàn giao, quản lý công việc, tài sản, và các nhiệm vụ được bàn giao, giúp người nhận bàn giao dễ dàng nắm bắt công việc và tiến hành ngay lập tức. Nền tảng anaX cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và tra cứu lại biên bản bàn giao khi cần thiết.
Việc thiết lập mẫu biên bản bàn giao công việc là điều cần thiết để tăng tính chuyên nghiệp và giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình bàn giao. Để quản lý nhân sự hiệu quả trong thời đại 4.0 doanh nghiệp có thể trải nghiệm ngay những tính năng tuyệt vời trên nền tảng anaX. Mọi thắc mắc liên quan đến các giải pháp phần mềm do anaX cung cấp xin liên hệ theo thông tin dưới đây.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
