Truyền thông nội bộ là hoạt động được nhiều doanh nghiệp chú trọng xây dựng. Để hoạt động này hiệu quả thì phải có kênh truyền thông nội bộ phù hợp. Vậy làm thế nào để lựa chọn được kênh phù hợp trong việc truyền thông nội bộ của doanh nghiệp? Hãy cùng anaX cập nhật những thông tin hữu ích ngay sau đây.
Những điều cần biết về kênh truyền thông nội bộ
Các kênh truyền thông nội bộ đóng vai trò là sợi dây liên kết để các thông tin mà doanh nghiệp truyền tải tới nhân viên được tiếp nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kênh truyền thông nội bộ là gì?
Kênh truyền thông nội bộ là phương thức được doanh nghiệp sử dụng nhằm giao tiếp, chia sẻ và kết nối giữa các lãnh đạo, phòng ban, nhân viên…. Các kênh truyền thông nội bộ sẽ đảm bảo sự liên tục, nhất quán trong việc truyền tải thông tin một các minh bạch nhất. Các kênh truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được áp dụng một cách linh hoạt phù hợp với từng văn hóa riêng biệt và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra.
Các loại kênh truyền thông nội bộ
Truyền thông trực tiếp
- Cuộc họp nội bộ, hội thảo, sự kiện… là những cuộc gặp mặt trực tiếp để lãnh đạo, cán bộ, nhân viên có thể trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin và tiếp nhận những định hướng phát triển mà doanh nghiệp đang muốn triển khai.
- Phỏng vấn, giao tiếp trực tiếp giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên là một kênh truyền thông giúp nhân viên hiểu rõ về chiến lược của doanh nghiệp. Đồng thời các cấp lãnh đạo cũng nắm bắt được những nguyện vọng mà nhân viên đang hy vọng được đáp ứng.
Truyền thông gián tiếp
- Email, bảng tin, thông báo nội bộ là kênh truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến hiện nay. Những kênh truyền thông này với tốc độ truyền tải thông tin nhanh chóng và chuyên nghiệp
- Các nền tảng công nghệ như intranet, ứng dụng nội bộ, group chat giúp gắn kết nhân viên hiệu quả.
Truyền thông qua các kênh không chính thức
- Mạng xã hội, diễn đàn nội bộ là nơi mà nhân viên có thể chia sẻ những vấn đề liên quan đến công việc hoặc ngoài công việc nhưng vẫn thuộc phạm trù doanh nghiệp mà mình đang làm việc
- Các nhóm thảo luận không chính thức cũng là một kênh để nhân viên gắn kết và tạo nên một môi trường làm việc thân thiện.
Lợi ích của kênh truyền thông nội bộ
- Các kênh truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp có thể triển khai các chiến lược truyền thông của mình một cách chính xác, liên tục và tăng tỷ lệ tiếp cận thông tin cao hơn.
- Mỗi kênh truyền thông dưới nhiều định dạng như: văn bản, hình ảnh, postcard, video giúp nội dung truyền tải không bị khô khan, nhàm chán.
- Các chính sách đãi ngộ, quy định, quy trình của công ty, văn hóa, văn nghệ, chia sẻ kinh nghiệm được cập nhật kịp thời dưới nhiều hình thức. Đồng thời giúp những nhân viên mới hiểu rõ và hòa nhập nhanh chóng hơn.
- Tăng độ tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
Giới thiệu 5 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả
Dưới đây là 5 kênh truyên thông nội bộ mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng nếu muốn truyền thông nội bộ hiệu quả.
Email nội bộ
Email là hình thức giao tiếp truyền thống bằng thư điện tử giữa các cá nhân trong một doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Dễ dàng tiếp cận và sử dụng; giúp truyền tải thông tin chính thức và chi tiết đến mọi nhân viên trong tổ chức.
- Nhược điểm: Thông tin trong email dễ bị bỏ sót, tính tương tác không cao và thời gian phản hồi khá chậm.
Group nội bộ
Đây là kênh truyền thông nội bộ mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng sử dụng với số lượng nhân viên tham gia đông đảo.
- Ưu điểm: Giao tiếp nhanh chóng, linh hoạt và tương tác cao; có thể tạo nhóm theo các phòng ban hoặc dự án cụ thể.
- Nhược điểm: Có thể gây xao nhãng, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc nếu không quản lý hiệu quả.
Bảng tin nội bộ
Bảng tin chính là một kho lưu trữ thông tin, cập nhật những thông tin quan trọng trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn truyền thông nội bộ thì có thể tham khảo sử dụng kênh này.
- Ưu điểm: Thông tin dễ tiếp cận cho toàn thể nhân viên, đặc biệt trong các không gian công cộng của công ty; phù hợp với thông tin ngắn gọn và khuyến khích sự tham gia của nhân viên.
- Nhược điểm: Bảng tin có thể bị bỏ qua nếu không được cập nhật thường xuyên hoặc không tạo được tương tác.
Cuộc họp định kỳ của doanh nghiệp
Các cuộc họp diễn ra định kỳ là kênh truyền thông nội bộ phổ biến để truyền tải thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo, quản lý đến nhân viên của mình.
Ưu điểm:
- Tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng nhờ vào việc thảo luận trực tiếp và đưa ra quyết định ngay lập tức.
- Khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ các nhân sự trong doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Các cuộc họp kéo dài ảnh hưởng đến lịch trình làm việc.
- Rủi ro kỹ thuật nếu họp trực tuyến, ví dự như lỗi mạng internet hoặc phần mềm có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
Mạng Intranet doanh nghiệp
Mạng nội bộ Intranet là kênh truyền thông có tính bảo mật cao và giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận với toàn bộ thông tin của doanh nghiệp nhanh chóng và độ chính xác cao.
- Ưu điểm: Tập trung thông tin và tài nguyên cho nhân viên; dễ dàng truy cập thông tin chính thức, chính sách, quy định, văn bản nội bộ…
- Nhược điểm: Cần thời gian để duy trì và cập nhật thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Đồng thời phải tìm được đơn vị cung cấp uy tín để cung cấp phần mềm chất lượng.
Giới thiệu giải pháp phần mềm hệ thống mạng nội bộ Intranet – anaX
Phần mềm hệ thống mạng nội bộ Intranet là một công cụ được sử dụng nội bộ để kết nối và quản lý các tài nguyên trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm này để trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng và bảo mật.
Hiểu rõ được vai trò của mạng nội bộ intranet, anaX đã triển khai một giải pháp xây dựng hệ thống mạng nội bộ doanh nghiệp để các nhân viên trong doanh nghiệp có thể truy cập và trao đổi thông tin một cách thuận tiện và tối ưu nhất. Một số ưu điểm nổi bật của hệ thống này đó chính là:
- Hỗ trợ quản lý nhân viên từ đó giúp đánh giá hiệu suất làm việc khách quan hơn và có định hướng phân công công việc phù hợp.
- Hỗ trợ lưu trữ, quản lý tài liệu của doanh nghiệp hiệu quả, hạn chế được tình trạng thất lạc tài liệu do lưu trữ trong một thời gian dài.
- Hỗ trợ thiết lập phân quyền, cập nhật thông báo từ các cấp lãnh đạo một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Hệ thống email nội bộ là một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
anaX với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm chuyên môn và thực tiễn cùng phần mềm với nhiều tính năng hữu ích là lựa chọn phù hợp dành cho các doanh nghiệp. Đặc biệt để giúp doanh nghiệp lựa chọn chính xác, anaX cung cấp 7 ngày dùng thử miễn phí với đầy đủ các tính năng phù hợp với từng ngành nghề cụ thể.
Trên đây là những thông tin liên quan đến các kênh truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp nên sử dụng. Việc có kế hoạch nội dung bài bản và cách triển khai hiệu quả trên các kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp thông tin được cung cấp chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Mọi thắc mắc liên quan đến việc triển khai kênh truyền thông nội bộ bằng hệ thống mạng nội bộ Intranet vui lòng liên hệ tới anaX để được hướng dẫn chi tiết.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
