Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì là câu hỏi được nhiều người đặt ra. Bởi một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp tổ chức theo dõi thông tin nhân viên một cách dễ dàng. Mà còn đảm bảo tuân thủ theo những quy định pháp luật đưa ra. Tùy vào từng công ty, hồ sơ nhân sự có thể bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, chứng chỉ, bảo hiểm và các giấy tờ liên quan. Do đó, nhằm hiểu rõ hơn về những giấy tờ cần có trong hồ sơ. Hãy cùng anaX tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Giới thiệu về hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là toàn bộ các tài liệu, thông tin liên quan đến từng cá nhân đang làm việc trong một doanh nghiệp, tổ chức. Đây là hệ thống lưu trữ những thông tin quan trọng. Được thu thập, sắp xếp và quản lý theo các quy định cụ thể. Nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản trị nhân sự.
Bộ hồ sơ nhân sự thường bao gồm nhiều loại tài liệu quan trọng như sơ yếu lý lịch, giấy tờ tùy thân, bảo hiểm xã hội, lịch sử công tác, bảng chấm công,… Những thông tin này có vai trò thiết yếu trong công tác hành chính nhân sự. Mục đích nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quá trình quản lý nguồn lao động.
Do hồ sơ nhân sự có liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động cũng như hoạt động quản trị doanh nghiệp. Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là bảo mật, lưu trữ hồ sơ một cách an toàn. Dữ liệu của nhân viên thường được sử dụng để tính toán tiền lương, quản lý thời gian làm việc,… Vì vậy, doanh nghiệp cần có hệ thống bảo quản chặt chẽ. Để tránh thất lạc hoặc lộ thông tin quan trọng ra bên ngoài.
Bộ hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?
Theo quy định về lưu trữ hồ sơ nhân viên. Bộ hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?
Quản lý hồ sơ cho các đối tượng trong giai đoạn thử việc
Đối với hồ sơ nhân sự dành cho đối tượng trong giai đoạn thử việc sẽ bao gồm những loại giấy tờ như: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao CMND/ CCCD (có công chứng), bằng cấp cùng một số giấy tờ liên quan khác. Nếu trong trường hợp người lao động làm việc tại công ty là người nước ngoài. Lúc này, họ cần phải bổ sung thêm visa lưu trú còn hạn, giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam.
Ở trường hợp người xin việc nằm trong khoảng độ tuổi từ 15 – 18 tuổi. Lúc này, phía doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý trong quá trình giao kết hợp đồng và được quyền sử dụng người lao động thông qua văn bản.
Bộ hồ sơ nhân sự dành cho người lao động dưới 15 tuổi
Công ty khi dùng người lao động có độ tuổi nằm trong khoảng dưới 15. Bộ hồ sơ nhân sự cần chuẩn bị bao gồm:
- CMND/ CCCD/ hộ chiếu có công chứng đến từ người đại diện theo pháp luật đối với người xin việc.
- Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra làm chứng giao kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và người xin việc có độ tuổi dưới 15.
Hồ sơ nhân sự dành cho người lao động chính thức
Khi người lao động trở thành nhân viên chính thức của công ty. Lúc này họ cần bổ sung thêm một số loại giấy tờ cần thiết vào bộ hồ sơ thử việc đã nộp ở trước đó, bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do công ty biên soạn và yêu cầu người lao động, doanh nghiệp cần tiến hành ký kết đầy đủ.
- Những khoản bảo hiểm doanh nghiệp đóng cho nhân viên sẽ dựa trên mức lương hàng tháng của người lao động.
- Khi nhân viên làm tốt những công việc đã được đề ra. Công ty sẽ tiến hành đề nghị thăng cấp hay tăng lương cho người lao động.
Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự đơn giản
Để có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng. Mọi người có thể thực hiện theo một trong những cách sau:
Tiến hành phân loại hồ sơ người lao động
Việc phân loại hồ sơ giúp việc kiểm tra, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ trở nên tốt hơn. Để thực hiện một cách dễ dàng, mọi người hãy thực hiện theo 3 bước sau:
- Phân loại theo chủ đề: Những hồ sơ cùng một loại, bạn hãy tiến hành chia nhỏ chủ đề để phân loại. Ví dụ trong lịch vực kinh doanh, hồ sơ có thể chia ra nhiều danh mục khác nhau như hợp đồng, báo cáo tài chính, chiến lược tiếp thị,… Từ đó giúp đảm bảo mỗi loại tài liệu có vị trí rõ ràng, tránh chồng chéo thông tin lẫn nhau.
- Phân chia theo từng cụm thời gian: Sau khi phân loại chủ đề, mỗi danh mục tài liệu có thể được chia nhỏ hơn dựa trên khoảng thời gian nhất định. Nhờ vào cách tiếp cận này, việc truy xuất hồ sơ trong từng giai đoạn cụ thể trở nên thuận tiện hơn. Đặc biệt khi cần đối chiếu số liệu hoặc theo dõi tiến độ công việc theo từng khoản thời gian nhất định.
- Phân loại theo nhóm: Đây là bước cuối cùng của quá trình phân loại hồ sơ. Những cụm hồ sơ sẽ được phân chia theo từng nhóm cụ thể hơn. Mỗi cụm thường bao gồm các quý 1, 2, 3, 4,…
Lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng phù hợp
Khi số lượng hồ sơ, giấy tờ cần lưu trữ ngày càng nhiều. Việc sử dụng những loại túi nhỏ để đựng có thể gây ra tình trạng quá tải. Từ đó, khiến việc sắp xếp, quản lý trở nên khó khăn. Thậm chí dẫn đến mất kiểm soát. Nhằm khắc phục vấn đề này, mọi người hãy lựa chọn giải pháp cất giữ hồ sơ hiệu quả, như là:
- Sử dụng tủ hồ sơ nhiều ngăn: Loại tủ đứng với thiết kế gồm nhiều ngăn ở phía trên và hộc tủ phía dưới sẽ giúp bạn phân loại tài liệu một cách khoa học. Mỗi ngăn có thể được thiết kế với kích thước phù hợp để chứa các loại hồ sơ khác nhau. Giúp bộ phận nhân sự dễ dàng truy xuất khi cần.
- Lắp đặt tủ treo tường: Đối với không gian văn phòng có diện tích nhỏ. Thì nên lựa chọn sử dụng tủ treo tường. Những chiếc tủ này không chỉ giúp tận dụng tối đa diện tích. Mà còn có khả năng lưu trữ số lượng hồ sơ lớn, không gây cảm giác cồng kềnh hay chiếm quá nhiều không gian.
Sắp xếp hồ sơ
Sau quá trình phân loại hồ sơ. Mọi người cần tiến hành sắp xếp hồ sơ đảm bảo tính khoa học, cụ thể là:
- Sắp xếp dựa vào thời gian: Dựa vào thứ tự thời gian của các công việc diễn ra trong hồ sơ. Từ đó tiến hành sắp xếp hồ sơ theo các thời điểm cụ thể hơn.
- Sắp xếp dựa vào mẫu tự: Mọi người cần tiến hành xếp các mẫu tự của hồ sơ.
- Sắp xếp dựa vào tính chất: Mọi người cần sắp xếp dựa trên tính chất cụ thể của hồ sơ.
Lập danh mục các loại hồ sơ
Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê chi tiết về tất cả các loại hồ sơ của một đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhờ có danh mục hồ sơ, người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm, khai thác thông tin cần thiết. Mà không mất quá nhiều thời gian. Dưới đây là một số phương pháp lập danh mục hồ sơ một cách nhanh, dễ dàng, bao gồm:
- Xây dựng danh mục hồ sơ chi tiết, chuẩn xác: Sau khi hoàn thành quá trình phân loại, sắp xếp hồ sơ theo nhóm. Mọi người cần tiến hành lập danh mục hồ sơ một cách dễ dàng. Để làm được điều này, bạn nên đưa toàn bộ dữ liệu lên máy tính. Tạo thành các cây thư mục với hệ thống phân cấp hợp lý.
- Cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên: Trong quá trình bổ sung các loại hồ sơ mới. Người quản lý cần sao lưu và bảo toàn phiên bản trước đó của danh mục để có thể dễ dàng kiểm tra khi cần. Mục đích chính không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ. Mà còn hỗ trợ quá trình tìm kiếm tài liệu được chính xác, nhanh chóng hơn.
Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ lưu trữ tại một vị trí cố định có thể dễ dàng truy cập một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn. Cách thực hiện cụ thể như sau:
- Tiến hành dùng bút nhằm mục đích đánh số vào góc phải của hồ sơ lưu trữ.
- Các tập lưu trữ sẽ có nhãn in hồ sơ bao gồm từ số đến số giúp quy trình tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
- Sử dụng máy quét nhằm tiến hành quét hồ sơ vào máy tính ở dạng tập tin rồi đánh số nhằm mục đích lưu trữ hồ sơ.
- Dùng bảng tính Excel để lưu trữ, đánh số và sử dụng các tập tin, hình ảnh để ghi chú trong file.
Vai trò của việc lưu trữ đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tuân thủ các quy định pháp lý hồ sơ nhân sự
Hầu hết các quốc gia đều đặt ra những quy định cụ thể liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này nhằm đảm bảo các tổ chức có thể cung cấp đầy đủ thông tin khi cần thiết. Giúp phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.
Gia tăng hiệu quả trong quá trình quản lý người lao động
Hồ sơ nhân sự cung cấp toàn bộ những thông tin quan trọng liên quan đến người lao động. Bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử làm việc, kết quả đánh giá năng lực,… Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chuẩn xác giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên một cách hiệu quả hơn.
Hỗ trợ giải quyết một số tranh chấp lao động dễ dàng hơn
Trong quá trình làm việc, mâu thuẫn giữa nhân viên và doanh nghiệp có thể phát sinh vì nhiều lý do khác nhau. Chẳng hạn như khiếu nại về tiền lương, điều kiện làm việc, hợp đồng lao động,…
Khi xảy ra tranh chấp, hồ sơ nhân sự đóng vai trò như một bằng chứng khách quan. Giúp xác minh thông tin và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Một hệ thống lưu trữ có tổ chức sẽ giúp công ty dễ dàng tránh được các tranh chấp kéo dài, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Tạo dựng niềm tin và sự gắn kết với nhân viên
Nhân viên luôn mong muốn thông tin cá nhân và công việc của họ được tổ chức, quản lý một cách an toàn, minh bạch. Khi doanh nghiệp thực hiện tốt việc lưu trữ, quản lý hồ sơ của người lao động. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp. Mà còn giúp nhân viên cảm thấy yên tâm, tin tưởng hơn vào tổ chức.
Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì là câu hỏi mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm. Để đảm bảo việc quản lý người lao động được hiệu quả hơn. Một hệ thống hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp tổ chức kiểm soát tốt thông tin nhân viên. Mà còn hỗ trợ các quyết định quan trọng liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất. Vì vậy, việc xây dựng, cập nhật hồ sơ nhân sự một cách khoa học sẽ giúp đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
