Gantt chart là gì? Đây là công cụ quản lý hữu ích mà bất cứ doanh nghiệp hay nhà quản lý nào cũng cần có để áp dụng vào dự án của mình. Tuy nhiên không phải ai cũng sẽ biết được định nghĩa chính xác của công cụ này. Vì vậy đừng bỏ qua bài viết dưới đây mà không theo dõi nhé.
Khái niệm Gantt chart là gì?
Sơ đồ Gantt còn có nhiều tên gọi khác như biểu đồ Gantt, Gantt chart. Loại sơ đồ này được sử dụng để trình bày các sự kiện, công việc theo thời gian. Biểu đồ gantt được chia thành 2 phần chính bao gồm:
- Trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho các công việc cụ thể.
- Trục tung thể hiện tên của những công việc đó.
Bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc của toàn bộ dự án khi nhìn vào biểu đồ Gantt chart. Nhờ ưu điểm về cách thức bố trí đơn giản, trực quan và rõ ràng nên nó trở thành công cụ lên timeline thực hiện, lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả.
Vai trò sơ đồ gantt chart trong dự án
Sau khi tìm hiểu về gantt chart là gì, chúng ta sẽ nói đến vai trò của loại biểu đồ này. Biểu đồ gantt chart giúp các nhiệm vụ và dự án khác nhau diễn ra đồng thời trong một tổ chức trở nên trực quan hóa hơn. Từ đó bạn sẽ biết được công việc đã tiến triển được bao xa. Biểu đồ này sẽ tối ưu nguồn lực phân bổ thông qua quá trình lập kế hoạch và lên lịch cụ thể. Ngoài ra, nó cũng ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng để có thể kết thúc trước khi bắt đầu các nhiệm vụ ít quan trọng hơn.
Trong việc điều khiển dự án đi đúng hướng, sơ đồ gantt cực kỳ hữu ích. Đặc biệt là khi dự án có nhiều nhiệm vụ xả ra đồng thời hoặc phụ thuộc lẫn nhau.
- Thể hiện các mốc thời gian: Dạng biểu đồ thanh ngang hiển thị các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc một cách rõ ràng. Từ đó người quản lý dự án có thể nắm bắt thời gian hoàn thành công việc dự kiến.
- Quản lý công việc: Liệt kê và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự thời gian, đảm bảo mọi công việc đều diễn ra đúng lịch trình.
- Xác định mối quan hệ giữa các công việc trong dự án như sự chờ đợi, sự trễ hoặc sự phụ thuộc.
- Theo dõi tiến độ của dự án bằng cách xác định tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu để đưa ra điều chỉnh phù hợp.
- Hiển thị lịch trình và tài nguyên nhờ việc phân bổ tài nguyên cho các công việc và thời gian hoàn thành.
Hướng dẫn thiết kế biểu đồ gantt chart trong quản lý dự án
Bước 1: Xác định các hạng mục công việc quan trọng
Xây dựng biểu đồ gantt chart là gì, việc đầu tiên bạn cần làm trước khi thực hiện dự án là hãy liệt kê toàn bộ các hạng mục công việc. Đồng thời nghĩ tới mục tiêu cần đạt được của dự án.
Khi đã có trong tay danh sách các công việc cần làm, tiếp đến xác định thời gian bắt đầu dự án sớm nhất và ước tính thời gian thực hiện.
Bước 2: Xác định các nhiệm vụ có mối liên quan như thế nào
Gantt chart là gì thể hiện rất rõ nét các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Do đó hãy xác định bạn cần hoàn thành trước nhiệm vụ nào sau khi đã có một mục nhiệm vụ và thời hạn. Tên gọi của các hoạt động phụ thuộc này là công việc “tuyến tính” hoặc “tuần tự”. Các công việc khác sẽ “song song”, tức là chúng sẽ được thực hiện với các nhiệm vụ khác cùng lúc. Dự án của bạn sẽ càng ngắn khi càng có nhiều công việc song song.
Xác định trong dự án các nhiệm vụ tuần tự và song song để tìm ra mối liên quan giữa chúng. Qua đó bạn sẽ biết được cách tổ chức dự án tốt nhất. Có 3 mối quan hệ cơ bản giữa các nhiệm vụ tuần tự trong gantt chart như:
- FS – Finish to Start: Trước khi tác vụ trước đó kết thúc, bạn không thể bắt đầu nhiệm vụ FS.
- SS – Start to Start: Nếu nhiệm vụ trước đó chưa bắt đầu thì nhiệm vụ SS không thể bắt đầu.
- FF – Finish to Finish: Trước khi tác vụ trước đó kết thúc, tác vụ FF không thể hoàn thành.
- SF – Start to Finish: Bắt đầu để kết thúc, trong quy trình thực hiện một dự án tác vụ này thường khá hiếm.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt chart
Đã đến lúc hiển thị sơ đồ gantt chart là gì sau khi đã có dữ liệu cần thiết. Bạn có thể sử dụng excel, vẽ bằng tay hoặc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ gantt chuyên nghiệp.
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc của dự án đang tiến triển. Tuy nhiên sẽ có nhiều thay đổi xảy ra trong quá trình triển khai dự án. Do đó, để đảm bảo chúng không ảnh hướng đến toàn bộ dự án, hãy điều chỉnh tiến độ phù hợp.
Trên đây là những chia sẻ về gantt chart là gì? Quả thực đây là một công cụ cần thiết mang lại nhiều lợi ích cho các dự án. Hy vọng bài viết đã giúp bạn biết thêm về một công cụ tốt phục vụ công việc của mình.
Xem thêm:
Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân online – Hướng dẫn chi tiết và cập nhật 2025
Top 10 ứng dụng AI phổ biến hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp
