Việc ký kết giấy tờ truyền thống tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro. Vậy chữ ký điện tử là gì mà có thể giúp giao dịch từ xa nhanh chóng, an toàn và hợp pháp? Hãy cùng anaWork tìm hiểu ngay sau đây!
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử (Electronic Signature) là một dụng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, nhằm xác nhận danh tính của người ký và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung được ký.
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký điện tử có thể tồn tại dưới nhiều hình thức như chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh và các phương tiện điện tử khác. Trong số đó, chữ ký số được xem là loại chữ ký điện tử có giá trị pháp lý cao nhất, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn bảo mật và chính xác trong giao dịch điện tử của doanh nghiệp.
Các loại chữ ký điện tử
Ngày nay, có nhiều loại chữ ký điện tử được sử dụng trong giao dịch trực tuyến, mỗi loại có đặc điểm riêng và tính bảo mật và giá trị pháp lý. Sau đây là 3 loại chữ ký điện tử phổ biến nhất:
Chữ ký số
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử có tính bảo mật cao nhất, được tạo ra bằng công nghệ mã hóa sử dụng cặp khóa riêng. Khóa công khai có thể chia sẻ rộng rãi, trong khi khóa riêng được bảo mật tuyệt đối. Chữ ký số sẽ đảm bảo doanh tính của người ký. Tại Việt Nam, chữ ký số được pháp luật công nhận và có giá trị tương đương chữ ký tay hoặc con dấu của doanh nghiệp.
Chữ ký scan
Chữ ký scan là hình ảnh số hóa của chữ ký viết tay, được tạo ra bằng cách quét hoặc chụp lại chữ ký gốc. Khi cần ký một văn bản, người dùng có thể chèn ảnh này vào tài liệu điện tử. Nhưng do không có cơ chế mã hóa hay xác thực danh tính, chữ ký scan thường chỉ phù hợp với các giao dịch đơn giản, không yêu cầu tính pháp lý cao.
Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là loại chữ ký được tạo ra bằng cách vẽ trực tiếp lên màn hình thiết bị điện tử hoặc sử dụng hình ảnh quét từ chữ ký tay. Dạng chữ ký này đơn giản, dễ sử dụng nhưng độ bảo mật không cao, dễ bị sao chép hoặc giả mạo. Vì vậy, chữ ký hình ảnh thường được sử dụng trong các văn bản nội bộ hoặc giao dịch không yêu cầu tính xác thực chặt chẽ.
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Trong thời đại công nghệ số, chữ ký điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân giao dịch thuận tiện hơn mà còn có giá trị pháp lý rõ ràng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, theo Điều 24 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, chữ ký điện tử được công nhận hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử phải đảm bảo và xác minh được danh tính của người ký và thể hiện rõ sự chấp thuận đối với nội dung văn bản. Phương pháp tạo chữ ký cần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn, tránh giả mạo và hỗ trợ chính xác quá trình xác thực khi cần thiết.
- Độ tin cậy của chữ ký điện tử: Một chữ ký điện tử được xem là đáng tin cậy khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn cao về bảo mật, phù hợp với mục đích giao dịch. Đặc biệt, đối với các văn bản quan trọng như hợp đồng, phương pháp tạo chữ ký phải đảm bảo độ chính xác, tránh tranh chấp sau này.
- Chứng thực chữ ký điện tử: Trong các giao dịch yêu cầu tính pháp lý cao, chữ ký điện tử phải tuân thủ quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử. Điều này giúp đảm bảo giá trị pháp lý và tính xác thực của văn bản được ký kết.
Ngoài ra, Bộ luật Dân sự 2015 cũng công nhận giá trị của chữ ký điện tử khi được sử dụng hợp lệ, qua đó khẳng định vai trò quan trọng của công nghệ trong việc xác lập, thực hiện và bảo vệ quyền lợi trong giao dịch điện tử.
Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động giao dịch trực tuyến của doanh nghiệp. Việc áp dụng công nghệ này không chỉ tối ưu quy trình làm việc mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực.
- Rút ngắn thời gian, giảm chi phí: Chữ ký điện tử cho phép hoàn tất thủ tục trong vài giây. Doanh nghiệp không cần tốn kém chi phí in ấn, chuyển phát hay lưu trữ hồ sơ giấy, tối ưu hóa ngân sách.
- Tăng tốc độ xử lý công việc: Doanh nghiệp có thể ký kết nhiều tài liệu cùng lúc mà không gặp trở ngại về thời gian hay địa điểm. Điều này giúp đẩy nhanh tiến độ dự án, tối ưu quy trình làm việc.
- Đảm bảo an toàn và tính pháp lý: Chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến, có tính bảo mật cao, hạn chế nguy cơ giả mạo hay chỉnh sửa nội dung tài liệu. Bên cạnh đó, chữ ký số còn cá giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
- Mở rộng khả năng hợp tác kinh doanh: Với chữ ký điện tử doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng với đối tác mà không bị giới hạn bởi địa lý, mở rộng cơ hội hợp tác và tiếp cận nhiều khách hàng khác.
- Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Ứng dụng chữ ký điện tử giúp rút gọn các quy trình đăng ký giấy phép và các thủ tục pháp lý khác, giảm thiểu đi việc sử dụng con dấu và công chứng giấy tờ, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Hướng đến mô hình làm việc không giấy tờ: Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc sử dụng giấy, hạn chế lãng phí tài nguyên, đồng thời góp phần bảo vệ môi trường.
Bằng những lợi ích vượt trội, chữ ký điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh, đáp ứng yêu cầu phát triển trong kỷ nguyên số.
Ứng dụng thực tế của chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, mang lại tính bảo mật cao và tối ưu hóa quy trình giao dịch. Tùy theo từng đối tượng sử dụng, chữ ký điện được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ doanh nghiệp, cơ quan hành chính đến cá nhân.
- Ứng dụng trong doanh nghiệp: Đăng ký doanh nghiệp, phát hành hóa đơn điện tử, kê khai và nộp thuế, giao dịch bảo hiểm, xây dựng các chứng từ nội bộ, ký hợp đồng điện tử.
- Ứng dụng trong cơ quan hành chính: Ký hóa đơn, biên lai điện tử, kê khai nộp thuế, giao dịch bảo hiểm xã hội, dịch vụ công và kho bạc nhà nước, chứng từ nội bộ.
- Ứng dụng cho cá nhân: Kê khai, quyết toán thu nhập thuế cá nhân, giao dịch ngân hàng, đầu tư chứng khoán điện tử, ký hợp đồng điện tử, xác thực văn bản điện tử.
Với những ứng dụng thực tế trên chữ ký điện tử đã góp phần quan trọng vào quá trình chuyển đổi số, giúp giao dịch trực tuyến trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử
Sau khi đã nắm rõ khái niệm chữ ký điện tử là gì, giá trị pháp lý và lợi ích của nó, chắc hẳn nhiều người sẽ quan tâm đến cách tạo chữ ký điện tử trực tuyến trên điện thoại và máy tính. Dưới đây là 4 cách phổ biến rất nhanh chóng và thuận tiện.
Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh
Bước 1: Ký tay lên giấy trắng một cách rõ nét.
Bước 2: Dùng điện thoại hoặc máy quét để scan chữ ký, lưu dưới định dạng .jpg hoặc .png. Nếu không có máy quét, bạn có thể chụp ảnh chữ ký với ánh sáng đầy đủ.
Bước 3: Chỉnh sửa kích thước chữ ký sao cho phù hợp với tài liệu cần ký.
Bước 4: Mở tài liệu, chèn chữ ký vào vị trí ký tên và điều chỉnh kích thước cho hợp lý.
Cách tạo chữ ký điện tử bằng Word
Để chèn chữ ký điện tử vào văn bản Word, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Mở file Word và đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn chữ ký.
Bước 2: Truy cập tab Insert trên thanh công cụ, sau đó nhấn vào Signature line.
Bước 3: Khi hộp thoại Signature setup xuất hiện, hãy điền đầy đủ thông tin, bao gồm:
- Suggested signer: Họ và tên của người ký
- Suggested signer’s title: Chức danh
- Suggested signer’s email address: Địa chỉ email
Bước 4: Đánh dấu vào ô Show sign date in signature line để hiển thị ngày ký, sau đó nhấn vào OK để hoàn tất.
Sau khi đã thực hiện các bước trên, bạn đã có một dòng chữ ký điện tử trong Word một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Cách tạo chữ ký điện tử Excel
Đề chèn chữ ký điện tử vào Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Excel, sau đó vào tab Insert trên thanh công cụ.
Bước 2: Nhấn vào Signature Line và chọn Microsoft Office Signature Line.
Bước 3: Sau khi hộp thoại Signature Setup xuất hiện, hãy nhập thông tin cần thiết, bao gồm:
- Suggested signer: Họ và tên của người ký
- Suggested signer’s title: Chức danh
- Suggested signer’s email address: Email liên hệ
Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất việc tạo chữ ký điện tử trong Excel
Sau khi đã hoàn thành các bước, chữ ký điện tử sẽ được lưu và hiển thị tại vị trí bạn đã chọn trong bảng tính.
Cách tạo chữ ký điện tử trực tuyến
Hiện nay, có rất nhiều nền tảng hỗ trợ người dùng tạo chữ ký điện tử trực tuyến miễn phí. Để thực hiện, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào một trang web có cung cấp dịch vụ tạo chữ ký điện tử, chẳng hạn như Smallpdf, CocoSign, Chuky,…
Bước 2: Tải lên tệp văn bản đã ký.
Bước 3: Tạo chữ ký bằng cách vẽ trực tiếp bằng chuột hoặc tải lên hình ảnh chữ ký có sẵn.
Bước 4: Lưu lại và tải xuống chữ ký điện tử dưới dạng PNG hoặc PDF để sử dụng khi có nhu cầu.
Với các công cụ này, bạn có thể thao tác dễ dàng tạo và chèn chữ ký điện tử vào tài liệu thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
Trên đây là những thông tin hữu ích về chữ ký điện tử là gì và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại. Hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn và áp dụng hiệu quả trong công việc, giúp quy trình ký kết nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp hơn.
Xem thêm:
KPI là gì trong kinh doanh? Vai trò KPI trong doanh nghiệp
SaaS là gì? Giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành
