Cách ghi bảng chấm công hàng ngày tuy đơn giản nhưng không phải bất cứ ai cũng có thể nắm chắc quy trình thực hiện mang lại độ chuẩn xác cao. Vì thế, nhằm đảm bảo tính công bằng, minh bạch cho nhân viên khi làm việc tại công ty. Mọi người hãy cùng theo chân anaX tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Bảng chấm công hàng ngày là gì?
Hiện nay, để có thể theo dõi ngày công của nhân viên một cách dễ dàng. Nhiều doanh nghiệp tiến hành áp dụng mẫu bảng chấm công hằng ngày. Thông qua file Excel, phần mềm đã giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quá trình tính lương cho người lao động.
Ngoài ra, đây cũng là tài liệu nhằm giúp dễ dàng đánh giá mức độ chuyên cần của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó đưa ra chính sách tăng lương, thưởng khích lệ và phê bình dành cho người lao động.
Thông thường, nội dung trong file Excel thường bao gồm thông tin về thời gian, họ và tên, số thứ tự, ngày nghỉ của nhân viên,… Nhờ đó giúp bộ phận nhân sự tính lương cho người lao động đảm bảo độ chính xác cao.
Một số mẫu bảng chấm công phổ biến
Hiện nay, trên các trang mạng xã hội xuất hiện nhiều mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp. Vì thế, bộ phận nhân sự có thể áp dụng. Nhằm đem lại sự tiện lợi trong quá trình thực hiện, trong đó bao gồm:
Bảng chấm công theo giờ
Hệ thống tính toán khối lượng công việc của người lao động thường được thể hiện thông qua giờ làm việc với những ký hiệu cụ thể. Nhờ đó, các nhà quản lý sẽ tiến hành theo dõi, ghi nhận số giờ làm việc của nhân viên. Nhằm giúp quá trình chấm công đảm bảo tính chính xác, minh bạch cao.
Đối với cách ghi bảng chấm công hàng ngày theo giờ, hình thức này giúp đem đến sự tiện lợi cho doanh nghiệp. Đặc biệt là những công ty có số lượng người lao động lớn. Khi áp dụng phương pháp đó, bộ phận nhân sự sẽ phân bổ nguồn lực một cách dễ dàng, hiệu quả hơn. Đồng thời đáp ứng linh hoạt nhu cầu hoạt động của tổ chức.
Bảng chấm công theo ngày
Thông thường, trước và sau khi bắt đầu làm việc, nhân viên tiến hành chấm công một lần. Mỗi ngày làm việc thường được tính thông qua những ký hiệu đã liệt kê chi tiết ở trong bảng chấm công. Nếu thực hiện 2 nhiệm vụ với thời điểm khác nhau. Điều này làm cho người lao động tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Đa phần các tổ chức thực hiện theo hình thức này đều là những doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc trong giờ hành chính. Căn cứ vào cách ghi bảng chấm công hàng ngày, từ đó bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp. Sau đó dựa vào bảng để tính lương cho người lao động.
Bảng chấm công theo tuần
Bảng chấm công khá phù hợp dành cho những đơn vị thực hiện báo cáo theo hàng tuần. Phương pháp này hiện không được sử dụng thường xuyên và đa phần chỉ phù hợp với những công ty cần theo dõi tiến độ thường xuyên.
Hướng dẫn cách ghi bảng chấm công hàng ngày
Để có thể ghi bảng chấm công hàng ngày một cách dễ dàng và nhanh chóng. Mọi người hãy thực hiện theo quy trình chỉ với 6 bước như sau:
Bước 1: Chấm công hàng ngày
Hàng ngày, trưởng phòng nhân sự sẽ tiến hành chấm công cho từng nhân viên. Quá trình được tiến hành dựa trên tình hình thực tế của bộ phận và phải tuân thủ theo các quy định về ký hiệu đã được hướng dẫn ở trong tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.
Cán bộ chấm công cần ghi nhận đầy đủ thời gian làm việc của từng cá nhân và đồng thời cập nhật thông tin này vào bảng tổng hợp. Mục đích chính nhằm đảm bảo độ chính xác cao trong quá trình thực hiện.
XEM THÊM: Top 6+ Phần mềm Quản lý tài sản tốt nhất cho doanh nghiệp
Bước 2: Áp dụng phương pháp chấm công phù hợp
Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất, kinh doanh, đặc thù công việc của từng đơn vị. Mà bộ phận nhân sự có thể linh hoạt sử dụng cách ghi bảng chấm công hàng ngày phù hợp. Như thế giúp đem lại độ chuẩn xác và hiệu quả cao trong quá trình thực hiện.
Bước 3: Thiết lập bảng chấm công chi tiết theo từng tháng
Bảng chấm công hàng tháng cần hiển thị đầy đủ số ngày trong tháng. Có thể dao động từ khoảng 28 – 31 ngày. Tương ứng với mỗi ngày sẽ chứa thông tin về các thứ trong tuần. Nhằm phản ánh đúng tình trạng làm việc của nhân viên.
Bước 4: Ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên
Những người có hợp đồng lao động hợp lệ và tuân thủ đầy đủ những nội quy do cơ quan đưa ra sẽ được tính là người lao động chính thức. Khi đi làm theo lịch trình quy định. Nhân viên sẽ được đánh dấu bằng ký hiệu tương ứng trên bảng chấm công. Nhằm xác nhận sự có mặt của họ tại công ty trong những ngày đó. Mục đích giúp đảm bảo sự công bằng trong việc tính lương cũng như chế độ đãi ngộ đến từ doanh nghiệp.
Bước 5: Tổng hợp và phân loại ngày làm việc, ngày nghỉ
Vào mỗi cuối tháng, cán bộ chấm công sẽ tiến hành tổng hợp, thống kê các số liệu quan trọng liên quan đến tình hình làm việc của nhân viên, bao gồm:
- Tổng số ngày công mà nhân viên đã làm việc trong tháng.
- Tổng kết số ngày nghỉ phép được hưởng theo quy định.
- Số ngày nghỉ theo lịch chính thức của nhà nước (bao gồm các ngày lễ, tết và ngày nghỉ bù nếu có).
- Tổng số ngày nghỉ do một số lý do đặc biệt như nghỉ thai sản, nghỉ vì tai nạn lao động hay thực hiện công việc khác theo quy định của công ty.
XEM THÊM: Top 6+ Phần mềm Quản lý kho tốt nhất cho doanh nghiệp – anax.vn
Bước 6: Xác nhận và chuyển bảng chấm công cho phòng kế toán
Sau khi hoàn thành việc tổng hợp dữ liệu chấm công cho toàn bộ nhân viên, cán bộ phụ trách chấm công hoặc trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận vào bảng chấm công. Nhằm để đảm bảo tính chính xác cao. Tiếp theo, bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan như đơn xin nghỉ phép hoặc nghỉ không lương sẽ được chuyển đến phòng kế toán.
Sau đó, bộ phận này sẽ tiến hành thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin nhằm phục vụ công tác tính lương, thưởng cùng các chế độ đãi ngộ khác dành cho nhân viên. Quy trình chấm công cần được thực hiện nghiêm túc, chính xác, minh bạch. Nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.
Cách ghi bảng chấm công hàng ngày không khó như nhiều người vẫn tưởng. Các bạn hãy thực hiện theo một vài bước đơn giản mà anaX đã hướng dẫn. Bảng chấm công không chỉ giúp bộ phận nhân sự theo dõi một ngày làm việc của người lao động dễ dàng. Mà còn có thể dùng để áp dụng tính lương, thưởng của nhân viên một cách tốt hơn.
