Để tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả, thì việc thực hiện quy trình làm việc là điều rất cần thiết. Bởi lẽ, doanh nghiệp có thể tăng cường chất lượng, nâng cao năng suất công việc và tạo điều kiện giúp nhân sự làm việc tốt hơn. Vậy quy trình làm việc là gì? Để tìm hiểu rõ hơn, hãy tham khảo ngay bài viết này của anaX nhé!
1. Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là một chuỗi các bước lặp đi lặp lại dựa trên công việc theo tiêu chuẩn đã được đặt ra. Bên cạnh đó, quy trình này có thể được chỉnh sửa, bổ sung và tối ưu hóa để phù hợp với những yêu cầu công việc mới. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ áp dụng 4 quy trình này vào công việc đó là quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý đổi mới, quy trình quản lý xã hội và quy trình quản lý vận hành.
2. Hướng dẫn cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Việc thiết lập một quy trình làm việc hiệu quả là một yếu tố quan trọng để gia tăng mức năng suất của các công việc. Để xây dựng quy trình làm việc đúng cách, mời bạn đọc theo dõi ngay sau đây.
2.1 Xác định nhu cầu ban đầu
Bước đầu tiên để xây dựng quy trình công việc, doanh nghiệp bắt buộc phải xác định được mong muốn và nhu cầu cụ thể. Dựa theo các yếu tố sau:
- Sử dụng các tiêu chuẩn mới vào công việc.
- Nâng cao hệ thống quản lý tốt hơn.
- Xác định nhu cầu tái cấu trúc.
- Làm theo yêu cầu từ nhà quản lý, nhà lãnh đạo.
2.2 Mục tiêu của việc thiết lập quy trình
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ mục đích của mình. Từ đó, việc tiến hành nghiên cứu, phân tích giúp tìm ra các phương pháp và thiết lập từng bước công việc sẽ dễ dàng hơn. Để xác định được mục đích, doanh nghiệp phải trả lời được câu hỏi sau:
- Bản chất của quy trình này là gì?
- Quy trình công việc cần tuân thủ những điều kiện gì?
2.3 Giới hạn phạm vi làm việc
Việc xác định được phạm vi làm việc sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng đối tượng cần tuân thủ theo đúng quy định, quy trình làm việc. Phạm vi của quy trình này được xác định cụ thể như sau:
- Quy trình có thể được thay đổi trong phạm vi từng bộ phận, cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp, theo thời gian, không gian,…
- Doanh nghiệp cần xác định được đối tượng sẽ thực hiện quy trình bao gồm cá nhân, phong ban, tổ chức,…
2.4 Số lượng công việc cần thực hiện
Tiếp theo, các tổ chức cần xác định rõ ràng số lượng công việc cần thực hiện để quy trình diễn ra hiệu quả hơn. Quá trình xác định số bước công việc như sau:
- Thông thường, một quy trình sẽ có từ 8 đến 15 bước.
- Số bước công việc không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, nếu một quy trình có quá nhiều bước sẽ rất khó quản lý, nhưng nếu có quá ít bước thì không đủ để quản lý.
- Số bước của quy trình còn có thể được xác định dựa trên tính chất của công việc.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần dựa vào 2 yếu tố sau để phân tích các bước quy trình:
- Quy trình Input bao gồm những yếu tố đầu vào.
- Quy trình Output bao gồm những yếu tố đầu ra.
Trên thị trường hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp 5W-1H-5M khi xây dựng một quy trình làm việc. Cụ thể:
- What – Là gì: Xác định nội dung công việc trong quy trình.
- Why – Tại sao: Xác định yêu cầu và mục tiêu của công việc.
- When – Khi nào: Xác định mốc thời gian để bắt đầu, thực hiện và kết thúc.
- Where – Ở đâu: Xác định địa điểm làm việc.
- Who – Ai: Xác định người hỗ trợ, người làm việc trực tiếp và người giám sát.
- How – Như thế nào: Xác định phương pháp sử dụng trong công việc.
- Man – Nhân lực: Doanh nghiệp đánh giá kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, nhân phẩm của nhân sự có đáp ứng công việc được giao hay không?
- Money – Ngân sách: Lập kế hoạch và phân chia chi phí cho từng hạng mục.
- Material – Hệ cung ứng, vật liệu: Xác nhận danh sách nguyên vật liệu, đơn vị cung cấp, vận chuyển.
- Machine – Máy móc, công nghệ: Nâng cấp công nghệ, dây chuyền, thiết bị lạc hậu để rút ngắn thời gian và giảm áp lực công việc.
- Method – Phương pháp: Liệt kê các phương pháp làm việc mà nhân viên và người quản lý nên sử dụng.
2.5 Xác định các điểm kiểm soát chính
Kế tiếp, doanh nghiệp cần xác định các điểm kiểm soát chính và phải đảm bảo tuân theo nguyên tắc 80/20. Bởi lẽ, nguồn nhân lực của doanh nghiệp có hạn, không thể kiểm soát tất cả các bước công việc. Chính vì thế, các tổ chức nên tiến hành kiểm định, kiểm tra lại những giai đoạn chính trước khi chuyển giao sản phẩm đến người tiêu dùng.
2.6 Phân chia người thực hiện
Mỗi bước công việc sẽ do một phòng ban hoặc một cá nhân phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Để phân công việc chính xác, nhà lãnh đạo phải đảm bảo nhân sự có đủ kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ thực tế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân thêm người phụ trách chính để hỗ trợ cho những bước quy trình phức tạp.
2.7 Xây dựng tài liệu và tuân thủ thực hiện
Quy trình làm việc cần phải có văn bản chú thích, giải thích cho các từ ngữ viết tắt, ký hiệu, định nghĩa và thuật ngữ giúp người đọc nắm rõ thông tin. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chỉ rõ chú thích các biểu mẫu, quy định đi kèm thuộc phần nào trong quy trình chung.
2.8 Thiết lập phương pháp kiểm soát
Nhà quản lý cần phải hình thành phương pháp kiểm tra, đánh giá phù hợp trong quá trình xây dựng hệ thống. Các phương pháp có thể là xếp hạng hiệu suất, định lượng năng lực, sử dụng phần mềm quản lý công việc. Ngoài ra, tổ chức còn có thể bắt đầu kiểm soát đơn giản với các yếu tố sau:
- Kiểm tra các điểm quan trọng.
- Kiểm tra lại các bước quy trình.
- Kiểm tra người thực hiện.
- Kiểm tra tần suất công việc.
2.9 Xác định yếu tố cần kiểm tra và thử nghiệm
Hiện nay, các doanh nghiệp đều thêm bước kiểm tra và thử nghiệm trước khi tung một sản phẩm hay dịch vụ nào đó ra thị trường. Nội dung thử nghiệm bao gồm kiểm tra công đoạn, điểm kiểm soát, tần suất sử dụng thiết bị, hồ sơ báo cáo, tài liệu hướng dẫn,… Điều này nhằm mục đích đảm bảo kết quả đạt được chất lượng yêu cầu đề ra.
2.10 Chi tiết công việc
Sau khi hoàn tất các bước quy trình trên, doanh nghiệp cần thống nhất các quy định tuân thủ cố định. Ở bước này, nhiệm vụ của nhà quản lý là diễn giải, mô tả chi tiết các bước công việc cho toàn đội ngũ tuân theo, cụ thể:
- Mô tả số lượng các bước công việc trong quy trình.
- Diễn giải cách thức thực hiện từng bước công việc.
- Doanh nghiệp nên tạo tài liệu tổng hợp riêng trong trường hợp diễn giải quá dài.
2.11 Hoàn thiện quy trình
Cuối cùng, nhà lãnh đạo cần hoàn thiện các tài liệu định nghĩa và biểu mẫu đi kèm, như sau:
- Định nghĩa: Giải thích các thuật ngữ và từ viết tắc của quy trình.
- Biểu mẫu đi kèm: Mã số, biểu mẫu chứng minh số liệu nghiên cứu.
3. Ý nghĩa của quy trình làm việc hiệu quả
Quy trình làm việc giúp cho doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo xác định rõ mục tiêu, các bước thực nhiên và nhìn nhận kết quả cho từng vị trí công việc. Ngày nay, các doanh nghiệp còn áp dụng phần mềm cho quy trình công việc diễn ra hiệu quả hơn. Các phần mềm này hỗ trợ cho doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí phục vụ công việc.
Bài viết trên là những thông tin quan trọng liên quan đến quy trình làm việc. Đồng thời, các thông tin còn hướng dẫn chi thiết cách xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả. Hy vọng, những chia sẻ trên sẽ giúp các doanh nghiệp có cho mình những chiến lược riêng. Hãy đón đọc thêm bài viết hay khác của anaX nhé!
Tham khảo ngay bộ giải pháp phần mềm quản lý quy trình của anaX thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp để rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp của bạn nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
