Hiện nay, việc xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng để có thể phát triển trên thị trường. Bởi lẽ, quy trình quản lý sẽ giúp kiểm soát các hoạt động nhằm gia tăng hiệu suất làm việc. Vậy bộ quy trình này là gì? Cách vận hành như thế nào? Dưới đây anaWork sẽ chia sẻ đến bạn 5 bước để xây dựng quy trình này, xem ngay nhé!
1. Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là một hoặc nhiều quy trình quản lý các hoạt động song song của một tổ chức. Bộ quy trình được xây dựng nhằm mục đích đảm bảo các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, các hoạt động này còn có thể giúp nhân viên trong doanh nghiệp xác định rõ công việc cần làm, thứ tự thực hiện. Điều này sẽ tạo điều kiện để tổ chức hoàn thành tốt các mục tiêu và đáp ứng nhu cầu thị trường.
2. 3 thành phần chính trong bộ quy trình quản lý doanh nghiệp
Với mục tiêu quản lý doanh nghiệp một cách chặt chẽ, các đối tượng tham gia vào bộ quản lý doanh nghiệp phải được phân chia công việc phù hợp đúng chuyên môn. Sau đây là các đối tượng không thể thiếu của bộ quy trình này.
2.1 Con người
Con người là yếu tố quan trọng trong hệ thống vận hành này. Bởi lẽ, họ sẽ là những người đảm nhận các bước đầu trong việc lên kế hoạch cho một dự án. Thông qua đó, họ cũng tham gia trực tiếp đóng góp các ý kiến hoặc chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức thực tế. Đồng thời, họ còn phải chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của dự án.
2.2 Quy trình
Trong quá trình vận dụng quy trình, tổ chức cần chuẩn bị một số kế hoạch để ứng biến linh hoạt trước những rủi ro. Ngoài ra, việc áp dụng quy trình vào quản lý doanh nghiệp cũng giúp tối ưu hóa hiệu suất, đảm bảo chất lượng. Từ đó, chúng sẽ hỗ trợ nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.3 Công nghệ
Việc sử dụng các phần mềm quản lý trong quá trình xây dựng bộ quản lý doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng để tối ưu hóa quy trình này. Bởi vì, việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp các kết quả trở nên minh bạch và rõ ràng hơn. Điều này hỗ trợ cho quy trình quản lý làm việc đạt được kết quả nhanh nhất.
3. 5 bước trong quy trình quản lý doanh nghiệp
Để giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất bền vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc thiết lập và tuân thủ các quy trình quản lý phải diễn ra một cách chính xác. Tham khảo ngay 5 bước xây dựng cơ bản sau đây nhé!
3.1 Thiết lập quy trình quản lý
Thiết lập bộ quy trình doanh nghiệp bao gồm các bước hướng dẫn thực hiện hoạt động, phân nhóm công việc và quản lý tổ chức. Điều này nhằm giúp xác định được nhu cầu, phạm vi và mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được. Ngoài ra, còn có những đặc điểm vượt trội khác như:
- Mô tả chi tiết và tạo nên khung tham chiếu điều chỉnh công việc hiệu quả.
- Phân loại nhóm đối tượng tham gia cùng với những nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo quản lý quy trình chặt chẽ.
- Xác định phương pháp kiểm soát và đưa ra đánh giá, đề xuất phù hợp.
- Cung cấp các thông tin, hướng dẫn để nhân viên hiểu rõ về quy chuẩn và áp dụng tốt nhất.
3.2 Chuẩn hóa mô hình quản lý
Sau khi thiết lập, điều mà doanh nghiệp cần làm là chuẩn hóa mô hình quản lý. Các khía cạnh lý thuyết của giai đoạn này sẽ được mô phỏng trực quan bằng hình ảnh, biểu đồ,… Mục đích chính nhằm:
- Thiết kế một bản tài liệu để tham khảo tái thiết kế quy trình, xác định các vấn đề cần loại bỏ hay bổ sung.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn giúp nhân viên hiểu cách thức hoạt động của quy trình.
- Đánh giá, xem xét lại tiêu chuẩn của quy trình quản lý, bao gồm dịch vụ và chất lượng sản phẩm.
3.3 Triển khai thực hiện
Tiếp theo là giai đoạn triển khai thực hiện, để đưa bộ quy trình quản lý doanh nghiệp vào triển khai trên thực tế, thông qua 2 hình thức:
- Sử dụng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp có thể triển khai thông qua sự hỗ trợ phần mềm quản trị. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất.
- Triển khai trên giấy tờ: Doanh nghiệp cũng có thể triển khai quy trình thông qua việc sử dụng các tài liệu hướng dẫn và giấy tờ.
3.4 Theo dõi và đánh giá hiệu quả
Mọi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai sẽ được ghi lại và đánh giá. Từ đó, các doanh nghiệp dựa vào để tiến hành điều chỉnh, cải thiện quy trình phù hợp hơn với thực tế. Đặc biệt, công tác điều chỉnh và đánh giá phải thực hiện đều đặn, với mục tiêu giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
3.5 Thay đổi và điều chỉnh phù hợp
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý doanh nghiệp là thay đổi, tối ưu hóa quy trình và cũng là nền tảng cho việc phát triển bộ quy trình. Bên cạnh đó, những vấn đề đã được xác định, doanh nghiệp cần thực hiện các phương án để thay đổi. Mục tiêu là tăng năng suất, đạt được hiệu quả và tạo cơ hội phát triển cho tổ chức.
4. Tầm quan trọng của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp
Bộ quy trình quản lý là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, giúp nhà lãnh đạo và nhân viên hiểu rõ cách thức vận hành. Điều này mang lại hiệu quả và tránh những rủi ro do sự thiếu minh bạch. Ngoài ra, quy trình quản lý còn có các ưu điểm sau:
- Đảm bảo quá trình quản lý diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
- Tạo điều kiện trong việc quản lý nhân sự hiệu quả, bởi quy trình giúp người quản lý dễ dàng phân công nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của nhân viên.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng, thông qua quy trình quản lý giúp đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng một cách chính xác.
- Xây dựng bộ quản lý hiệu quả sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh, giúp công ty hoạt động mạnh mẽ hơn.
5. Tối ưu quy trình quản lý doanh nghiệp với anaX
anaX là một doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị cho doanh nghiệp trong mọi ngành nghề. Doanh nghiệp đã khẳng định vị thế của mình với những sản phẩm mạnh mẽ, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đặc biệt, anaX luôn tự tin cam kết rằng:
- Cung cấp các phần mềm quản trị đa dạng như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý tài chính, nhân sự, CRM,…
- Các phần mềm tại anaX được tích hợp những tính năng hiện đại, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn.
- Giao diện các phần mềm mà doanh nghiệp cung cấp đơn giản, dễ sử dụng phù hợp với mọi đối tượng.
- Mức giá anaX đưa ra đưa ra hợp lý với nhu cầu và ngân sách của các doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tại anaX giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ về kỹ thuật, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Những thông tin được chia sẻ trên đã chia sẻ về bộ quy trình quản lý doanh nghiệp và nắm rõ về cách thực hiện, vận hành của hoạt động này. Hy vọng, bài viết trên truyền tải đến bạn các thông tin hữu ích. Hãy theo dõi anaX và đón đọc những bài viết hay khác nhé!
Tham khảo ngay bộ giải pháp phần mềm quản lý quy trình của anaX thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp để rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp của bạn nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- E-mail: contact@anax.vn
