Quy trình tuyển dụng nhân sự là chuỗi các bước được thực hiện để tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp cho các vị trí. Việc tối ưu quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn các ứng viên tiềm năng với công việc và thúc đẩy hiệu suất làm việc tăng lên. Mời bạn tìm hiểu ngay quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO trong bài viết này của anaX nhé!
1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Quy trình tuyển dụng nhân sự là chuỗi các công việc mà doanh nghiệp sẽ thực hiện nhằm tìm kiếm, thu hút, đánh giá và chọn lọc nhân sự cho các vị trí trong tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn được những ứng viên với kinh nghiệm, cá tính và kỹ năng với công việc và văn hóa công ty.
2. Tại sao cần có quy trình tuyển dụng nhân sự
Thực tế, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự bài bản với các bước chuyên nghiệp và khoa học sẽ đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Cụ thể là:
2.1 Tiết kiệm thời gian
Quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp với các bước khoa học sẽ giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí tuyển dụng. Ngoài ra, điều này cũng giúp thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức, tạo ấn tượng tích cực và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn với tỷ lệ chuyển đổi cao.
2.2 Gắn kết giữa các nhân sự
Một quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn, đồng nhất cho phép doanh nghiệp lựa chọn được những ứng viên phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của mình. Nhờ thế, nhân viên sẽ cảm thấy và có mong muốn gắn kết, cống hiến cho công ty, thúc đẩy động lực làm việc và gia tăng hiệu suất công việc.
2.3 Chủ động trong quá trình tuyển dụng
Khi có một quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ chủ động được kế hoạch tuyển dụng và có những chiến lược cụ thể, thống nhất. Đây cũng là căn cứ để ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan có thể điều chỉnh chiến lược nhằm cải thiện chất lượng ứng viên, nâng cao uy tín của công ty.
2.4 Nâng cao hiệu suất và hiệu quả
Nhờ quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp sẽ xác định được những yêu cầu về trình độ và năng lực đối với ứng viên. Từ đó, bạn có thể xây dựng được bộ câu hỏi phù hợp để xác định điểm mạnh, điểm yếu và lựa chọn ứng viên phù hợp. Điều này cũng giúp bạn xác định được hiệu suất công việc trong tương lai của các ứng viên.
3. Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Thực tế, các doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự cụ thể, phù hợp với đặc trưng riêng về quy mô, loại hình hay ngành nghề. Dưới đây là sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự chung nhất mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng.
3.1 Yêu cầu tuyển dụng
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng sẽ dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực mới nhằm đáp ứng mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Thông thường, hàng năm, bộ phận xây dựng kế hoạch định biên nhân sự sẽ chỉ rõ số lượng nhân sự ở từng cấp bậc, vị trí kèm theo JD chi tiết. Kế hoạch này sẽ được Ban lãnh đạo phê duyệt và do phòng Nhân sự công bố vào tháng 1 hàng năm.
3.2 Tạo nguồn lực tuyển dụng
Sau khi số lượng và yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt, nhân viên phụ trách tuyển dụng (TA) sẽ tạo nguồn tuyển dụng qua nhiều kênh khác nhau. Trong đó, các kênh phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng để tìm kiếm ứng viên là website tuyển dụng, mạng xã hội (LinkedIn, Instagram, Facebook,…), giới thiệu nội bộ, sự kiện tuyển dụng, liên kết với trường đại học,…
3.3 Sàng lọc và tiến hành phỏng vấn
Sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển thông qua các kênh đã tạo, TA sẽ tiến hành sàng lọc và sơ vấn. Trong đó, các CV sẽ được sàng lọc lần 1 dựa trên các tiêu chí được liệt kê trong JD về kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ học vấn,… Qua đây, các TA cũng đưa ra những ghi chú về ấn tượng đầu tiên và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với JD. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp sẽ kết hợp cả Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS để sàng lọc và sơ vấn ứng viên.
3.4 Thực hiện bài Test thử
Với các ứng viên vượt qua bước sàng lọc và sơ vấn, TA sẽ tổ chức các bài test thử để đánh giá trình độ kỹ năng và khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Đây là bước cực kỳ quan trọng với các vị trí đặc thù như quản lý, nhân viên kỹ thuật, lập trình viên,… Ở bước này, TA cần lập kế hoạch về việc chuẩn bị tài liệu, tài nguyên, thời gian, địa điểm, liên hệ ứng viên để thông báo lịch test. Sau đó, bạn sẽ đánh giá kết quả và ghi chú hiệu suất để xác định ứng viên tiềm năng.
3.5 Tiến hành phỏng vấn
Đây là cơ hội để nhà tuyển dụng tương tác và đánh giá trực tiếp về tính cách, khả năng ứng biến của ứng viên. Tùy từng vị trí, TA sẽ tổ chức từ 1 – 3 vòng phỏng vấn với sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, từ quản lý bộ phận đến lãnh đạo cấp cao.
Lúc này, ngoài việc trao đổi lịch phỏng vấn và tiếp đón ứng viên, TA cần sắp xếp lịch với Hội đồng phỏng vấn và đảm bảo thời gian phỏng vấn không quá 10 phút. Ngoài ra, bạn cần tạo ra môi trường thoải mái, công bằng và đảm bảo câu hỏi phản ánh đúng nhu cầu công việc.
3.6 2 bên đưa ra Offer
Sau vòng phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn và nhân sự phụ trách sẽ xác nhận các ứng viên tiềm năng và phù hợp. Trước khi ký hợp đồng lao động, TA sẽ trao đổi với ứng viên về các kỳ vọng của công ty, ghi chú thông tin quan trọng trên hồ sơ tuyển dụng. Ngoài ra, hai bên sẽ thương lượng về mức lương, các phúc lợi, yêu cầu về thời gian làm việc, cũng như điều khoản đề xuất trong hợp đồng.
Với vai trò là nhân viên tuyển dụng, bạn cần đảm bảo các nội dung phản ánh được sự công bằng và phù hợp với ngân sách, chính sách của công ty. Sau đó, bạn sẽ làm việc với các bộ phận liên quan để xác định điều kiện hợp đồng cụ thể, đảm bảo đáp ứng được kỳ vọng của hai bên.
3.7 Onboard
Sau khi ứng viên đồng ý nhận offer, TA sẽ gửi thông tin và hướng dẫn ứng viên hoàn thành các hồ sơ cần thiết. Bộ phận HR sẽ chuẩn bị tài liệu, hướng dẫn, thông tin quan trọng về công ty, cũng như chỗ làm việc, thiết bị và các nguồn tài nguyên khác cho nhân sự mới. Ngoài ra, HR và bộ phận liên quan sẽ thực hiện quy trình hội nhập để nhân sự mới làm quen với môi trường, quy trình và chính sách của công ty trước khi nhận việc chính thức.
4. Một số lưu ý quan trọng để tăng hiệu quả quy trình tuyển dụng
Như vậy, nội dung trên đã cung cấp mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự chung nhất mà mọi doanh nghiệp đều có thể tham khảo và áp dụng. Ngoài ra, để quy trình tuyển dụng nhân sự diễn ra hiệu quả, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Xây dựng một mô tả công việc cụ thể, chi tiết, cả về các yêu cầu với ứng viên cũng như những quyền lợi, cơ hội mà ứng viên có thể nhận được.
- Đem đến trải nghiệm ứng tuyển tích cực cho ứng viên thông qua một trang web tuyển dụng thu hút, giao tiếp chuyên nghiệp, thân thiện và buổi phỏng vấn cởi mở, tôn trọng.
- Kết hợp sử dụng phần mềm tuyển dụng 4.0 để tăng hiệu quả tuyển dụng, tạo ra quy trình tực động, liền mạch và chính xác.
Trên đây là những thông tin khái quát nhất về khái niệm, vai trò, cũng như các bước của quy trình tuyển dụng nhân sự cơ bản, phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, bạn đừng quên liên hệ với anaX để được tư vấn và giải đáp nhé!
Tham khảo ngay bộ giải pháp phần mềm quản lý quy trình của anaX thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp để rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp của bạn nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ trụ sở: Số 3, đường Sông Thao, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Website: anax.vn
- Hotline: (+84)2871099879
- Email: contact@anax.vn
