Quản lý nhân sự hiệu quả luôn là bài toán quan trọng với mọi doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ từ các phần mềm chuyên dụng, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong các nghiệp vụ. Bài viết sau từ giải pháp quản trị nhân sự anaX sẽ giúp bạn khám phá những lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự, từ đó dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp cho tổ chức của mình.
Thách thức trong quản lý nhân sự hiện nay
Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự đang đối mặt với nhiều thách thức mới trong bối cảnh môi trường làm việc liên tục biến đổi và công nghệ phát triển mạnh mẽ.
Dưới đây là 5 thách thức chính doanh nghiệp cần quan tâm để thích ứng và phát triển:
- Sự thay đổi về thị trường lao động: Nguồn nhân lực ngày càng đa dạng về độ tuổi, kỹ năng và hình thức làm việc (full-time, freelance, hybrid…).
- Áp lực về dữ liệu và phân tích nhân sự: Doanh nghiệp cần xử lý lượng lớn dữ liệu để đưa ra quyết định nhân sự hiệu quả, trong khi thiếu công cụ và năng lực phân tích.
- Sự thay đổi trong kỳ vọng của nhân viên: Nhân viên hiện nay mong muốn môi trường làm việc linh hoạt, minh bạch và có cơ hội phát triển liên tục.
- Sự bùng nổ của công nghệ: Công nghệ thay đổi nhanh chóng khiến bộ phận nhân sự cần liên tục cập nhật và thích nghi với công cụ mới.
- Tự động hoá và nguy cơ mất cân bằng nguồn lực: Việc áp dụng tự động hóa không đồng đều có thể dẫn đến chênh lệch năng lực giữa các bộ phận, gây khó khăn trong phân bổ nhân sự.
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Sử dụng phần mềm nhân sự không chỉ là xu hướng, mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số. Dưới đây là 10 lợi ích phần mềm quản trị nhân sự thường thấy khi triển khai hiệu quả:
2.1. Quản lý thông tin nhân viên tập trung, dễ tra cứu
Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm HRM là khả năng quản lý thông tin nhân viên tập trung, dễ dàng tra cứu. anaX giúp lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân, hợp đồng, lương thưởng, lịch sử công tác… trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp bộ phận HR dễ dàng tìm kiếm, cập nhật dữ liệu mà còn giảm thiểu rủi ro thất lạc và sai sót khi quản lý bằng giấy tờ hoặc file Excel rời rạc.
2.2. Tự động hóa chấm công, tính lương, nghỉ phép
Nhờ các tính năng tự động, phần mềm giúp ghi nhận chính xác thời gian làm việc, tính lương, phép năm và các khoản phụ cấp, giảm thiểu sai sót so với phương pháp thủ công.
2.3. Giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý hành chính
anaX hạn chế tối đa lỗi do nhập liệu bằng tay, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý các thủ tục nhân sự như lập bảng lương, quản lý hồ sơ hay tạo hợp đồng.
2.4. Quản lý hợp đồng và hồ sơ pháp lý hiệu quả
Phần mềm hỗ trợ lưu trữ hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định… dưới định dạng điện tử có ký số. Hệ thống còn có khả năng nhắc lịch hết hạn hợp đồng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế nguy cơ bị xử phạt hành chính do quên gia hạn hoặc thất lạc hồ sơ.
2.5. Hỗ trợ đánh giá hiệu suất, thiết lập KPI rõ ràng
Doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) theo từng vị trí, phòng ban và theo dõi kết quả theo thời gian thực. Việc đánh giá nhân sự nhờ vậy trở nên minh bạch, khách quan và có căn cứ để xét thưởng, thăng chức hoặc xây dựng lộ trình phát triển nhân tài.
2.6. Tăng trải nghiệm nhân viên và tính minh bạch
Nhân viên có thể tự tra cứu bảng lương, lịch nghỉ, KPI cá nhân… giúp tăng tính chủ động và minh bạch trong quá trình quản trị nhân sự.
2.7. Báo cáo nhân sự trực quan, hỗ trợ ra quyết định nhanh
Hệ thống cung cấp các báo cáo đa chiều như biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, chi phí lương, cơ cấu nhân viên… dưới dạng biểu đồ trực quan. Lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực và đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng, chính xác.
2.8. Tích hợp với hệ thống khác dễ dàng
Khả năng tích hợp với các hệ thống kế toán, chấm công, quản lý công việc hay bảo hiểm xã hội chính là một trong những thế mạnh nổi bật của anaX. Điều này tạo nên một hệ sinh thái quản trị đồng bộ và hiệu quả cho doanh nghiệp.
2.9. Tăng hiệu quả quản trị và giảm chi phí vận hành
Việc tinh gọn quy trình, cắt giảm nhân lực hành chính, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót góp phần giảm đáng kể chi phí vận hành. Bộ phận nhân sự cũng có thể kiểm soát tốt hơn các hoạt động nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả chung.
2.10. Linh hoạt mở rộng theo quy mô doanh nghiệp
Phần mềm quản trị nhân sự của anaX được thiết kế với khả năng mở rộng cao, cho phép bổ sung tính năng và tăng số lượng người dùng dễ dàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát triển mà không cần thay đổi hệ thống, tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư lại từ đầu.
Quản lý nhân sự không còn là bài toán nan giải khi doanh nghiệp sở hữu một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt như ana-HRM. Với đầy đủ tính năng từ quản lý thông tin nhân sự, chấm công – tính lương tự động, đến báo cáo trực quan và tích hợp đa hệ thống, ana-HRM chính là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao hiệu suất đội ngũ.
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý nhân sự ana-HRM ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp số toàn diện, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp của khách hàng.
